Табель учета рабочего времени: обязательный ли документ, образец заполнения

Положения законов устанавливают, что субъекту бизнеса необходимо производить фиксацию отработанного времени всех работающих в компании людей. Для этого нужно определить ответственное лицо, какое ежемесячно будет производить отражение рабочих периодов, применяя табель учета рабочего времени. Это нужно, чтобы корректно рассчитать оплату труда, а также соблюдать действующие нормы.

Что такое табель учета рабочего времени и зачем его составлять

Табель учета рабочего времени — это регистр, в каком производится учет временных показателей работы каждого сотрудника. Его открывают ежемесячно. Если в компании существуют отделы, то в каждом подразделении может вести отдельный табель.

По причине важности указанного документа, обязательно в компании должно быть обозначено лицо, на которого возлагаются такие обязанности. Им может выступать кадровик, начальник отдела, бухгалтер и т. п. Согласно действующим правилам, информация в табеле вводится соответствующими кодами.

Последние достижения технического прогресса позволяют создать электронную систему с использованием специализированных карт. Здесь заполнение данных о времени работы сотрудников происходит автоматически на основании фиксации в системе времени прихода и ухода сотрудника с работы.

Если субъект бизнеса не составляет табель учета, то контролирующие органы при проверке могут наложить на него штрафные санкции.

После оформления и обработки документа, сведения из него применяет бухгалтер-расчетчик для начисления зарплаты работникам. Это особенно важно при использовании на предприятии повременной системы оплаты. Табель, вместе с трудовым соглашением, является один из ведущих документов для обоснования расходов предприятия на выплату зарплаты.

Большое количество отчетов, оформляемых для органов статистики, заполняются с использованием сведений из табеля учета.

Можно ли работать без табеля

ТК устанавливает обязанность работодателя вести учет фактически отработанного времени его работниками. Но вместе с этим нигде точно не прописано, как именно он должен это делать.

Для облегчения выполнения этого требования разработаны специальные формы Т-12 и Т-13. Но в данный момент они обязательны к использованию.

Работодатель имеет право отказаться от стандартных бланков и составить свои, которые будут учитывать специфику его работы и полностью соответствовать требованиям. Важно, чтобы такой документ содержал необходимые реквизиты первичного документа, а его использование было закреплено в учетной политике.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Закон устанавливает, что работодатель обязан проводить мероприятия по фиксации количество отработанного времени своими сотрудниками.

Чтобы облегчить этот процесс, он может устанавливать на входе в организацию систему электронного контроля. Чтобы легализовать их использование, сведения об этом обязательно должны быть отражены как в правилах внутреннего распорядка, так и в оформленном трудовом контракте между сторонами.

Если не произвести эти действия, то выполнять электронную фиксацию нельзя.

При помощи считывания отпечатков пальцев либо путем прикладывания специальной карты, система фиксирует время появления сотрудника на территории компании и его уход. На основании накопленных за месяц показателей, система может самостоятельно оформить табель учета времени.

Как производить учет рабочего времени

Закон определяет, что трудовая неделя может строиться с учетом одного из следующих нормативов — рабочая неделя длительностью 6 дней с нормой 36 часов, либо длительностью 5 дней с нормой 40 часов. Отсюда следует, что если работники трудятся пять дней, то длина рабочего дня должна составлять восемь часов, а если шесть дней — то шесть часов.

Нарушение этих нормативов можно проводить только в отдельных оговоренных случаях — при суммированном учете, либо если работнику установили ненормированный рабочий график.

При суммированном учете обычно норма времени высчитывается за более продолжительный промежуток — квартал, полгода и т. д. Из этого следует, что в мелкие отрезки учета выработанные часы могут не совпадать с установленными нормативами, однако в укрупненные промежутки они не должны их превышать.

Для отдельных категорий рабочих может назначаться сниженная дневная либо недельная норма.

Правила, каким образом нужно определять выработанные сотрудниками часы, закрепляются в правилах внутреннего распорядка.

Табель также должен обязательно включать сведения о том, когда работник реально не выполнял свои обязанности, однако числился в штате. Сюда входит время простоев, нахождения на отдыхе, болезни и т. д.

Новый бланк табеля нужно заводить в первый же день месяца, и закрывать с завершением последнего дня. Ответственное лицо должно в середине месяца сделать промежуточное подведение итогов, и отразить их в специально предназначенных столбцах.

Составленный табель заверяется руководителем структурного подразделения, после чего бланк передают на проверку в кадровый отдел. Далее, он поступает в бухгалтерию, где используя его данные производят расчет зарплаты.

Вторая форма применяется только для фиксации времени работы, а для расчетов применяются другие бланки (например, расчетная ведомость).

Способы заполнения документа

Кадровики могут применять один из двух способов оформления табеля.

При способе сплошной регистрации в бланк вносятся абсолютно все дни по календарю каждого месяца. В любом из них указывается явка сотрудника на свое место, либо его отсутствие. Для этого применяют специальные буквенные либо цифровые обозначения. Кроме этого, каждому коду явки должны соответствовать число отработанных часов.

При использовании этого метода учета, удобно вести регистрацию сверхурочных часов. Кроме этого, его могут применять субъекты бизнеса с нефиксированной продолжительностью рабочего дня.

Способ регистрации отклонений удобно использовать в организациях, где продолжительность рабочего дня фиксирована. При этом в документ вносятся только отклонения от стандартного процесса работы — опоздания, прогулы, работа сверхурочно и т. д. При составлении бланка задействуется только верхняя строка, в которой проставляется соответствующий ситуации код, а нижняя не заполняется.

Скачать бланк табеля

Скачать бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12 в формате Excel.

Скачать бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13 в формате Excel.

Как заполнить табель учета рабочего времени

Заполнять такой документ нужно с его шапки. В ней необходимо проставить полное либо сокращенное название субъекта бизнеса, а в графе справа дополнительно указать код ОКПО.

Рядом нужно записать название подразделения, работников которого охватывает табель. Когда в организации сформировано несколько отделов, и во всех работают несколько сотрудников, то оптимальнее, чтобы табель составлялся по каждому из них. Если же структурного разделения у субъекта бизнеса нет, то графу можно не заполнять.

Дальше, в следующих графах, проставляются номер табеля, день оформления, и период, который он охватывает.

Тело документа имеет табличную форму.

Столбец 1 — номер строки в таблице с информацией.

Столбцы 2, 3 — Ф.И.О. работника, его номер по табелю, название занимаемой должности.

Столбец 4 – самый большой, в нем проставляются отметки о явке либо неявке работника, а также общее число выработанных часов за день. Для каждого дня отводится две клетки. В верхнюю нужно записать выбранный код в цифровом либо буквенном выражении. В нижней проставляется число выработанных за этот день часов. Для удобства месяц поделен на две части по 15 дней в каждой.

Столбец 5 – предназначен для подведения итога по каждой из двух частей месяца. Для этого в верхней клетке записывается число отработанных дней по каждому периоду, а в нижней — сумма часов за это же время.

В столбец 6 вносятся аналогичные данные, но за целый месяц.

Столбцы 7-9 используются бухгалтером при определении зарплаты. Когда начисления для всех работников табеля имеют один единственный код вида оплаты труда в табеле, то его можно отразить в табличной шапке. Но в этой ситуации использовать столбцы 7 и 8 не нужно, все данные указываются только в столбце 9.

Но когда необходимо использовать несколько различных кодов для указания начисления зарплаты, то в столбец 7 заносится непосредственно код оплаты, в столбец 8 – счет бухгалтерского учета, какой относится к нему. В графе 9 записывается общее число дней либо часов, какие относятся этому коду.

В столбцы 10-13 нужно записать сведения обо всех днях, когда работника не было на месте. Сначала здесь нужно указать код невыхода, после чего записывается соответствующее ему число часов за месяц.

Этим действием заполнение табеля учета рабочего времени завершается. Под ним ставит подпись работник, который производил оформление. Дальше документ также должны утвердить руководитель организации и кадровый специалист.

Часто используемые коды для заполнения табеля

Для того, чтобы отметить появление сотрудника на месте работы, либо его отсутствие, необходимо применять разработанные для этих случаев буквенные либо цифровые коды. При этом какой именно вариант применять решается самим кадровиком.

Нужно помнить, что запрещено в бланке просто так указывать любые из кодов — они обязательно должны подтверждаться документально.

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Если обнаружено, что какой-либо работник не появился на своем рабочем месте, то сначала нужно составить акт о его отсутствии. Этот документ составляется вместе со свидетелями, которые в конце должны указать данные о себе и поставить подписи.

Следующим шагом непосредственный начальник этого работника должен оформить докладную записку, в качестве приложения к ней прикрепить акт об отсутствии сотрудника, после чего передать все это руководителю компании для рассмотрения и принятия решения.

Когда ответственный работник не смог выяснить причину отсутствия сотрудника, в табеле он должен указать код «НН», желательно карандашом. Далее, его нужно будет уточнить.

К примеру, если работник заболел, то вместо него записывается код «Б». Если же виновный сотрудник не может предоставить документы, оправдывающие его отсутствие, то код «НН» необходимо будет исправить на код «ПР».

Праздничные дни выпали на время отпуска

ТК устанавливает, что когда дни праздника приходятся на время отпуска, то в подсчет продолжительности отдыха они не вносятся.

Если работник уходит в оплачиваемый отпуск, то по всей его продолжительности выходные дни не отмечаются, поскольку они входят в число календарных.

В табеле в этом случае выходные отмечаются буквенным кодом «ОТ» либо цифровым 09, если работнику предоставлен ежегодный отпуск, либо буквенный «ОД» или цифровой 10 — если предоставлен дополнительный.

Праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются. В связи с этим, табель учета рабочего времени в такие дни должен иметь буквенную отметку «В», либо цифровую 26.

Сотрудник заболел во время отпуска

Работник может отправиться на отдых и там заболеть. Для того, чтобы подтвердить факт болезни, ему нужно предоставить работодателю оформленный по всем правилам больничный. В результате этого шага те дни, которые он проболел, будут добавлены к отпуску, либо их можно перенести на другой период по желанию работника.

Изначально дни отпуска подлежат отметке в табеле при помощи буквенного обозначения «ОТ», либо цифрового 09. После того, как был предоставлен больничный лист, ответственный за ведение табеля должен скорректировать отметки. Дни болезни должны быть исправлены на буквенный код «Б», либо цифровой 19.

Командировка выпала на выходные

Минтруд выпустил письмо в котором определил, что в табеле нужно отмечать все дни командировки. Даже те, какие попали на выходные дни. Для этого используется обычные обозначения в табеле — код в виде буквы «К», либо цифровое сочетание 06. Число часов, которые были отработаны в этот день, указывать не нужно.

Если в период пребывания в командировке сотруднику пришлось выполнить свои обязанности и в выходной день, то их нужно отметить специальным кодом, обозначающим работы в выходные – буквенное «РВ», либо цифровое 03.

Количество часов при это необходимо указывать только в ситуации, когда при отправлении в командировку сотруднику было точно указано — какое количество времени ему необходимо отработать в выходные.