Каждый человек, заключивший трудовой контракт и отработавший установленное время, может воспользоваться своим правом на отдых. Положения актов определяют, что отпуска в компании должны предоставляться согласно действующему в данном календарном году графику. Его необходимо соблюдать каждой стороне трудовых отношений. Приказ об утверждении графика отпусков необходим для ввода его в действие.
Оглавление
Когда необходимо утвердить график отпусков
Ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у работника из расчета 2,33 календарных дня за каждый рабочий месяц. Впервые его нужно предоставить после того, как сотрудник отработает не менее шести месяцев. Далее, эти периоды ему выделяются по графику.
Законодательство устанавливает, что если у хозяйствующего субъекта существуют наемные сотрудники, то он обязан разрабатывать и утверждать на каждый календарный год график отпусков. Поэтому, он должен быть у каждого работодателя.
Разработка документа поручается отделу кадров. В свою очередь кадровики отправляют в подразделения опросные листы, в которых работники фирмы указывают – в какое время они хотели бы отправиться в отпуск, а их руководитель делает соответствующие пометки, учитывая производственную необходимость.
Обязательно нужно при его составлении учитывать наличие или отсутствие у работника льготного права на выбор времени отдыха в течение года. Кроме этого, в нем должен отражаться и дополнительный оплачиваемый отпуск.
На основании листков составляется проект графика, который согласовывается в дальнейшем со всеми руководителями и сотрудниками. Далее, он подлежит согласованию с органами профсоюза, если такие существуют в компании. После этого можно проводить утверждение графика отпусков.
Это необходимо осуществлять обязательно, так как график отпусков включается в состав локальных нормативов на предприятии. Утверждение производится распоряжением руководителя хозяйствующего субъекта.
При этом обязательно нужно соблюдать правило, согласно которому утвердить график нужно не менее чем за две недели до окончания года, предшествующего планируемому.
Таким образом, на приказе должна стоять дата не позже 17 декабря включительно. Этот срок обязательно необходимо соблюдать, иначе компания может быть привлечена к административной ответственности.
Скачать образец приказа
Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков в формате Word.
Как составить приказ об утверждении графика отпусков
Для данного документа законом не устанавливается отдельной специальной формы. Обычно его составляют в произвольном виде на фирменном бланке.
Оформление приказа нужно начинать с записи полного названия организации либо Ф.И.О. предпринимателя. После этого перечисляются реквизиты субъекта бизнеса — адрес расположения, коды ИНН и КПП, банковские реквизиты. Но если для составления все же взят фирменный бланк, то все указанные сведения уже содержатся на нем.
Дальше нужно указать название документа («Приказ») и рядом поставить его номер по порядку. Под ним распоряжение нужно зафиксировать в журнале учета приказов по предприятию.
Под названием документа можно записать его краткое содержание — например, «Об утверждении графика отпусков на 2018 год».
На следующей строке записываются дата составления приказа и место.
Во вводной части приказа указывается причина, по которой этот документ вводится в действие, ставится ссылка на необходимый нормативный акт.
Затем нужно записать слово «Приказываю», и перечислить указания, которые нужно исполнить:
- Утвердить разработанный график отдыха сотрудников фирмы. Здесь обязательно нужно зафиксировать реквизиты акта и время, на которое он утверждается (год).
- Обозначить ответственного сотрудника, на которого будет возложена обязанность по осуществлению контрольных функций за исполнением приказа.
- Определение должностного лица, который возьмет на себя обязанность по расчету и выплате причитающихся работникам сумм оплаты отпусков.
- Установить ответственного человека, на которого будут возложены функции, заключающиеся в проведении ознакомления всех работающих в компании с действующим графиком.
Приказ необходимо завизировать директору фирмы, при этом нужно отразить в нем занимаемую должность, его личные данные.
Свои визы должны проставить все сотрудники предприятия, которые были обозначены в данном распоряжение руководителя.
Необходимо ли вносить изменения в документ
График отпусков составляется на предприятии еще до начала года, и должен содержать сведения о периодах отдыха всех оформленных сотрудников.
В течение всего календарного года указанные в нем сведения должны соблюдаться в точности. Однако обязательно в процессе деятельности возникнут случаи, когда в данный документ придется внести изменения.
Это может происходить из-за приема новых работников, либо увольнения уже имеющихся, болезней сотрудников во время нахождения на отдыхе, переноса отпуска по причине производственной необходимости, личной просьбы работника.
Если сотрудник желает перенести период отдыха на другой по личной причине, он оформляет заявление на имя руководителя с данной просьбой. Там, кроме обоснования необходимости, необходимо также указать новые даты, когда сотрудник желает отправиться на отдых. К заявлению рекомендуется приколоть копии документов, которые бы подтвердили весомость причины переноса.
Кроме этого, во время осуществления производственного процесса может возникать необходимость, чтобы сотрудник, который запланировал отдых на ближайшие дни, остался на рабочем месте. Это может произойти в случае, когда проводится проверка контролирующими органами, внедряется новое оборудование, возникли экстренные обстоятельства.
Если администрации необходимо, чтобы сотрудник не уходил в отпуск, необходимо получить его письменное согласие на перенос периода отдыха на другое время. На его основании составляется приказ об утверждении графика отпусков.
