ДокументыЛокальные нормативные акты

График отпусков на год: как его правильно составить, заполнить и утвердить

Когда с человеком заключается трудовой контракт, работодатель через определенное время в соответствии с законодательством должен предоставить ему оплачиваемый отпускной период. Если трудящийся в компании человек работает достаточно длительное время, ему отпуск предоставляется согласно такого нормативного акта, как график отпусков по форме Т-7, какой разрабатывается и утверждается компанией на год.

График отпусков – обязательный ли документ

Ежегодный оплачиваемый отпуск у работающего человека появляется за каждый год его трудовой деятельности у работодателя.

Действующие положения нормативных актов предусматривают обязанность работодателя составлять, а также вводить график отпусков в действие с целью регулирования порядка предоставления периодов отдыха сотрудникам.

Поэтому для всех хозяйствующих субъектов компаний и предпринимателей, заключающих с персоналом трудовые соглашения, является необходимостью разработка такого акта.

Кроме этого, для утверждения его существуют строго установленные сроки – субъект должен утвердить график отпусков на следующий год не позднее двух недель до начала следующего года по календарю.

Важно! Если нарушить данный срок или проигнорировать вообще составление графика отпусков, то предприятие или ИП могут привлекать к ответственности, которая устанавливается КоАП.

Если же предприниматель не состоит на учете в качестве работодателя, составлять и разрабатывать график отпусков на год ему не надо. Данное правило распространяется и на физлиц, которые заключают с другими людьми трудовые соглашения. Время отпуска они могут фиксировать в самих договорах с наемниками.

Когда составляется и на какой период

Хозяйствующий субъект часто приступает к подготовке графика отпусков заранее. Обычно специалисты-кадровики этим начинают заниматься осенью, так как данная процедура требует время на согласование периодов отпусков по каждому человеку. Ведь нужно учесть интересы каждого работника, а также при необходимости предоставить ему льготу при выборе периода отдыха.

Сначала разрабатывается его проект, который передается в подразделения для корректировок и установлении точных дат.

Однако, законодательством установлены строго окончательный срок ввода в действие графика отпусков. Его следует утвердить руководителю за четырнадцать дней до начала следующего года. А это означает, что завершающим днем, в который может вводиться документ в действие является 17 декабря.

График отпусков, вводимый в организации, рассчитан на целый календарный год. В нем необходимо показывать как основной, так и дополнительный отпуск.

Внимание! Исходя из этого данный локальный акт необходимо составлять каждый год. Такое требование исходит из того, что право отдыхать у человека, трудящегося по договору, возникает ежегодно.

Также это позволяет проверять, использует ли работник его или нет. Для компании это важно, так как она может быть наказана, если ее сотрудники не ходят в отпуск.

Скачать бланк и образец заполнения графика на 2018 год

График отпусков на год: как его правильно составить, заполнить и утвердитьСкачать бланк графика отпусков составленный по унифицированной форме Т-7, Word.

График отпусков на год: как его правильно составить, заполнить и утвердитьСкачать бланк формы Т-7 бесплатно в формате Excel.

График отпусков на год: как его правильно составить, заполнить и утвердитьСкачать пример заполнения графика отпусков в формате Pdf.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Рассмотрим на примере, как составить график отпусков.

Внесение данных в этот бланк начинается с указания полного наименования компании или личных данных предпринимателя (Ф.И.О.). В табличной части справа для организации нужно также проставить соответсвующий ей код ОКПО.

График отпусков на год: как его правильно составить, заполнить и утвердить

В левой стороне присутствуют графы, где необходимо отразить выраженное мнение профсоюзного органа. Если он не сформирован, то эти строки нужно оставить пустыми.

Следующим шагом указывается номер графика и дата, когда производилось его составление. Также неподалеку есть поле, в котором необходимо указать год, по какому в документе содержатся сведения.

Документ вводится в действие руководителем компании либо непосредственно предпринимателем. Для этого в правой части ответственное лицо ставит свою подпись, должность, личные сведения. Здесь же необходимо записать дату, в которую произведено утверждение графика.

Документ предоставлен в виде большой таблицы, куда необходимо записывать построчно информацию о планируемых отпусках. Оформляется она так, чтобы сначала в нее заносится обозначение подразделения, после чего указываются сотрудники, какие там исполняют трудовые обязанности.

График отпусков на год: как его правильно составить, заполнить и утвердить

В столбце 1 проставляются название отдела или подразделения. В столбец 2 вносится обозначение должности именно так, как ее название внесено в штатное расписание.

В столбцах 3 и 4 отражаются личные данные работника (Ф.И.О.) и установленный ему номер по табелю.

Столбец 5 показывает полное число дней, какие сотрудник может оформить в виде отпуска.

Столбец 6 отражает планируемую дату ухода в отпуск. А вот в столбец 7 записывается дата, с какой отпуск действительно начался.

Внимание! Если была произведена процедура переноса отпуска с указанного в графика дня на другой, то в столбце 8 проставляются данные приказа, какой закрепил это действие. В столбце 9 дополнительно необходимо отразить новую дату, на какую был передвинут отпуск.

Столбец 10 предназначается для того, чтобы указывать различную вспомогательную информацию, связанную с предоставлением работнику отдыха — о том, что был выполнен перенос, об отзыве из отпуска и т. д.

Необходимо, чтобы полностью составленный документ был завизирован руководителем кадровой службы.

Как утвердить

Процесс утверждения графика происходит в следующем виде:

  • Когда в организации организован профсоюз, то проект графика нужно обязательно согласовывать с ним. Для этого копия документа пересылается в этот орган с сопровождающим письмом.
  • Профсоюзный орган должен в срок пять дней рассмотреть переданный ему документ, и составить свое отношение к нему в письменной форме.
  • Высказанное мнение может быть не только положительным, но также и отрицательным. В последней ситуации администрация должна провести переговоры с представителем профсоюза для решения возникших вопросов.
  • Выполнить утверждение графика строго необходимо не позже 2 недель до окончания текущего года (до 17 декабря);
  • Руководитель принимает график одним из способов: проставляет надпись, что документ утвержден, на отведенном месте бланка графика, либо создается приказ об утверждении графика отпусков. Последний способ для организаций наиболее удобен, потому что в этом документе можно указать источник денежных средств на отплату отпусков, назначить лицо, которое будет информировать работников о приближающемся отпуске и т. д. Приказ нужно выпустить также не позднее 2 недель до окончания текущего года.

В каком случае вносятся изменения

Имеющееся трудовое законодательство не содержит в себе запрета на произведение изменений в действующем графике отпусков.

Даже наоборот, это действие необходимо для поддержания документа в актуальном виде, особенно если в компанию оформляются новые сотрудники, либо у уже оформленных сотрудников появляется необходимость в переносе времени отдыха на новый период.

Также кодекс содержит причины, при возникновении которых администрация фирмы обязана сместить отпуск на другое, удобное для сотрудника время:

  • Если при нахождении на отдыхе работник заболел и открыл больничный;
  • Если работнику пришлось исполнять гражданские права, а закон на это время устанавливает освобождение от работы.

Еще одним случаем, когда администрация обязана переставить отпуск на иной период, является отсутствие предупреждения сотрудника о приближающемся времени отдыха не меньше чем за 2 недели. Работник в этом случае должен составить заявление, и в нем указать новый, удобный для него, период отбытия на отдых.

Внимание! Администрация компании наделена правом отменить отпуск должностного лица в ситуации, когда его отсутствие вызовет серьезное нарушение рабочих процессов организации. Но чтобы это сделать, необходимо получить у сотрудника безоговорочное согласие на перенос периода отдыха.

Как внести изменения

У кадровика могут возникать две причины, при возникновении которых ему придется внести изменения в график. В каждом из них свой порядок действий.

Если работник выразил желание изменить время ухода в отпуск:

  • Работник передает руководству свое заявление, в котором излагает просьбу и указывает новую дату отпуска;
  • Директор должен рассмотреть документ, и либо разрешить перенос, либо отказать работнику в этом;
  • Если перенос отпуска разрешили, то заявление с визой руководителя передается кадровику, который оформляет приказ о внесении изменений в график отпусков;
  • На основании приказа вносятся изменения в график, в поле «Примечание» указываются его реквизиты.

Когда перенос отпуска производится из-за возникшей необходимости в обеспечении производственного процесса, порядок меняется:

  • Администрация договаривается с работником о переносе периода отдыха;
  • Если работник согласен на перенос, он оформляет согласие либо подписывает готовый бланк;
  • Оформленное согласие поступает в кадровый отдел, который оформляет приказ на внесение изменений;
  • В график вносятся изменения, в графе «Примечание» проставляются реквизиты согласия.
Метки

Статьи по теме

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector