График отпусков на год: как его правильно составить, заполнить и утвердить

Когда с человеком заключается трудовой контракт, работодатель через определенное время в соответствии с законодательством должен предоставить ему оплачиваемый отпускной период. Если трудящийся в компании человек работает достаточно длительное время, ему отпуск предоставляется согласно такого нормативного акта, как график отпусков по форме Т-7, какой разрабатывается и утверждается компанией на год.

График отпусков – обязательный ли документ

Ежегодный оплачиваемый отпуск у работающего человека появляется за каждый год его трудовой деятельности у работодателя.

Действующие положения нормативных актов предусматривают обязанность работодателя составлять, а также вводить график отпусков в действие с целью регулирования порядка предоставления периодов отдыха сотрудникам.

Поэтому для всех хозяйствующих субъектов компаний и предпринимателей, заключающих с персоналом трудовые соглашения, является необходимостью разработка такого акта.

Кроме этого, для утверждения его существуют строго установленные сроки – субъект должен утвердить график отпусков на следующий год не позднее двух недель до начала следующего года по календарю.

Если же предприниматель не состоит на учете в качестве работодателя, составлять и разрабатывать график отпусков на год ему не надо. Данное правило распространяется и на физлиц, которые заключают с другими людьми трудовые соглашения. Время отпуска они могут фиксировать в самих договорах с наемниками.

Когда составляется и на какой период

Хозяйствующий субъект часто приступает к подготовке графика отпусков заранее. Обычно специалисты-кадровики этим начинают заниматься осенью, так как данная процедура требует время на согласование периодов отпусков по каждому человеку. Ведь нужно учесть интересы каждого работника, а также при необходимости предоставить ему льготу при выборе периода отдыха.

Сначала разрабатывается его проект, который передается в подразделения для корректировок и установлении точных дат.

Однако, законодательством установлены строго окончательный срок ввода в действие графика отпусков. Его следует утвердить руководителю за четырнадцать дней до начала следующего года. А это означает, что завершающим днем, в который может вводиться документ в действие является 17 декабря.

График отпусков, вводимый в организации, рассчитан на целый календарный год. В нем необходимо показывать как основной, так и дополнительный отпуск.

Также это позволяет проверять, использует ли работник его или нет. Для компании это важно, так как она может быть наказана, если ее сотрудники не ходят в отпуск.

Скачать бланк и образец заполнения графика на 2018 год

Скачать бланк графика отпусков составленный по унифицированной форме Т-7, Word.

Скачать бланк формы Т-7 бесплатно в формате Excel.

Скачать пример заполнения графика отпусков в формате Pdf.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Рассмотрим на примере, как составить график отпусков.

Внесение данных в этот бланк начинается с указания полного наименования компании или личных данных предпринимателя (Ф.И.О.). В табличной части справа для организации нужно также проставить соответсвующий ей код ОКПО.

В левой стороне присутствуют графы, где необходимо отразить выраженное мнение профсоюзного органа. Если он не сформирован, то эти строки нужно оставить пустыми.

Следующим шагом указывается номер графика и дата, когда производилось его составление. Также неподалеку есть поле, в котором необходимо указать год, по какому в документе содержатся сведения.

Документ вводится в действие руководителем компании либо непосредственно предпринимателем. Для этого в правой части ответственное лицо ставит свою подпись, должность, личные сведения. Здесь же необходимо записать дату, в которую произведено утверждение графика.

Документ предоставлен в виде большой таблицы, куда необходимо записывать построчно информацию о планируемых отпусках. Оформляется она так, чтобы сначала в нее заносится обозначение подразделения, после чего указываются сотрудники, какие там исполняют трудовые обязанности.

В столбце 1 проставляются название отдела или подразделения. В столбец 2 вносится обозначение должности именно так, как ее название внесено в штатное расписание.

В столбцах 3 и 4 отражаются личные данные работника (Ф.И.О.) и установленный ему номер по табелю.

Столбец 5 показывает полное число дней, какие сотрудник может оформить в виде отпуска.

Столбец 6 отражает планируемую дату ухода в отпуск. А вот в столбец 7 записывается дата, с какой отпуск действительно начался.

Столбец 10 предназначается для того, чтобы указывать различную вспомогательную информацию, связанную с предоставлением работнику отдыха — о том, что был выполнен перенос, об отзыве из отпуска и т. д.

Необходимо, чтобы полностью составленный документ был завизирован руководителем кадровой службы.

Как утвердить

Процесс утверждения графика происходит в следующем виде:

• Когда в организации организован профсоюз, то проект графика нужно обязательно согласовывать с ним. Для этого копия документа пересылается в этот орган с сопровождающим письмом.
• Профсоюзный орган должен в срок пять дней рассмотреть переданный ему документ, и составить свое отношение к нему в письменной форме.
• Высказанное мнение может быть не только положительным, но также и отрицательным. В последней ситуации администрация должна провести переговоры с представителем профсоюза для решения возникших вопросов.
• Выполнить утверждение графика строго необходимо не позже 2 недель до окончания текущего года (до 17 декабря);
• Руководитель принимает график одним из способов: проставляет надпись, что документ утвержден, на отведенном месте бланка графика, либо создается приказ об утверждении графика отпусков. Последний способ для организаций наиболее удобен, потому что в этом документе можно указать источник денежных средств на отплату отпусков, назначить лицо, которое будет информировать работников о приближающемся отпуске и т. д. Приказ нужно выпустить также не позднее 2 недель до окончания текущего года.

В каком случае вносятся изменения

Имеющееся трудовое законодательство не содержит в себе запрета на произведение изменений в действующем графике отпусков.

Даже наоборот, это действие необходимо для поддержания документа в актуальном виде, особенно если в компанию оформляются новые сотрудники, либо у уже оформленных сотрудников появляется необходимость в переносе времени отдыха на новый период.

Также кодекс содержит причины, при возникновении которых администрация фирмы обязана сместить отпуск на другое, удобное для сотрудника время:

• Если при нахождении на отдыхе работник заболел и открыл больничный;
• Если работнику пришлось исполнять гражданские права, а закон на это время устанавливает освобождение от работы.

Еще одним случаем, когда администрация обязана переставить отпуск на иной период, является отсутствие предупреждения сотрудника о приближающемся времени отдыха не меньше чем за 2 недели. Работник в этом случае должен составить заявление, и в нем указать новый, удобный для него, период отбытия на отдых.

Как внести изменения

У кадровика могут возникать две причины, при возникновении которых ему придется внести изменения в график. В каждом из них свой порядок действий.

Если работник выразил желание изменить время ухода в отпуск:

• Работник передает руководству свое заявление, в котором излагает просьбу и указывает новую дату отпуска;
• Директор должен рассмотреть документ, и либо разрешить перенос, либо отказать работнику в этом;
• Если перенос отпуска разрешили, то заявление с визой руководителя передается кадровику, который оформляет приказ о внесении изменений в график отпусков;
• На основании приказа вносятся изменения в график, в поле «Примечание» указываются его реквизиты.

Когда перенос отпуска производится из-за возникшей необходимости в обеспечении производственного процесса, порядок меняется:

• Администрация договаривается с работником о переносе периода отдыха;
• Если работник согласен на перенос, он оформляет согласие либо подписывает готовый бланк;
• Оформленное согласие поступает в кадровый отдел, который оформляет приказ на внесение изменений;
• В график вносятся изменения, в графе «Примечание» проставляются реквизиты согласия.