Сведения о среднесписочной численности работников – кто сдает, сроки, как заполнить форму

Одной и обязательных форм, которую субъекту бизнеса необходимо регулярно предоставлять контролирующим органам, является сведения о среднесписочной численности работников. Он имеет ведущую роль для отнесения организации к определенной группе ведения бизнеса на основании задействованных наемных людей. Из-за этого списочная численность присутствует во многих отчетах, которые подаются в ФНС и статистику.

Кто сдает сведения о среднесписочной численности

Среднесписочная численность это специальный показатель, который показывает какое количество в среднем работников осуществляло свою деятельность в компании в определенный временной период.

Этот показатель должен определять каждый субъект бизнеса, у которого есть наемные сотрудники. Для его получения можно использовать разные периоды — один месяц, квартал, за полугодие либо целый год. Несмотря на то, что сотрудник может выбирать для расчета разные временные отрезки, сама методика расчета отличаться не будет.

Предприниматели могут не оформлять сведения о среднесписочной численности работников, если они осуществляют деятельность в одиночку, без привлечения наемных сотрудников. Это нововведение начало использоваться с 2014 года.

Кроме этого, на основании средней численности происходит расчет других важных статистических показателей — например, размера средней зарплаты.

Сроки сдачи отчета

Срок, в который нужно заполнить и предоставить отчет, напрямую зависит от ситуации функционирования бизнеса:

• Для субъектов, давно ведущих свою деятельность — до 20 января года, который идет за годом, используемом для предоставления информации. Если этот день выпадает на выходной, то срок передвигается вперед до ближайшего рабочего;
• Среднесписочная численность работников при открытии ООО имеет специальный срок — впервые произвести и сдать отчет необходимо до 20 дня месяца, который идет за месяцем регистрации (внесения в ЕГРЮЛ). После этого отчет заполняется и сдается на общих основаниях по окончании календарного года. Значит, созданные компании подают бланк форма КНД 1110018 два раза в первый год работы.
• Если происходит ликвидация ООО либо закрытие ИП, отчет нужно подавать в день исключения из единого реестра.

Куда предоставляется отчетность

Закон устанавливает, что отчет о среднесписочной численности сдается в ту ФНС, которая располагается по месту нахождения компании. Если в число субъекта входит несколько филиалов или подразделений, то все сведения нужно объединить в единый отчет, который передает головная фирма.

Предприниматели с наемными сотрудниками передают отчет в инспекцию по своему адресу регистрации либо проживания.

Если деятельность ИП ведется по другому адресу, либо в другом субъекте, отличном от места постановки на учет, то сдавать сведения необходимо все равно в инспекцию по месту регистрации.

Способы сдачи сведений

Этот документ разрешено сдавать как в виде бумажного бланка, так и по электронным каналам связи.

Существуют несколько способов, как это можно сделать:

• Сдать заполненный отчет на бумажном бланке инспектору лично в руки, либо передать через своего представителя с оформленной доверенностью. При этом бланк необходимо отдавать в двух копиях, одна из которых остается в инспекции, а вторая с отметкой о получении возвращается подателю.
• Почтовой связью при помощи заказного письма с описью вложения;
• Воспользовавшись услугами оператора связи отправить в электронном виде. Отправленный документ должен быть подписан квалифицированной ЭЦП.

Скачать актуальный бланк среднесписочной численности

Скачать бланк отчета о среднесписочной численности за 2017 год в формате Excel.

Как правильно заполнить отчет по форме КНД 1110018 о среднесписочной численности

Непосредственное заполнение бланка отчета не является сложным. Однако перед этим нужно осуществить определение непосредственно показателя средней численности.

В верхней части листа нужно записать коды ИНН и КПП, а также указать номер листа – «001». Если бланк сдает организация, то после проставления ИНН останутся две пустые клетки, их нужно прочеркнуть. Если это делает предприниматель — он полностью прочеркивает поле КПП.

Следующим шагом нужно указать инспекцию, в которую сдается отчет — сначала это делается словами, а затем — цифрами.

В большое поле записывается полное название компании либо Ф.И.О. предпринимателя, которые производят сдачу бланка. Все сведения сюда записываются без сокращений.

Следом нужно проставить дату, на которую предоставляются данные. Если это производится планово, то сюда заносится 1 января того года, когда сдается документ. Если же подача выполняется из-за ликвидации либо создания, то в эту графу необходимо списать 1 число месяца, который находится за месяцем совершения события.

Под датой располагается поле, в котором нужно проставить численность. Клетки, которые остаются пустыми, прочеркиваются.

После разделения бланка на два столбца, заполняется только левая часть:

• Если сдает сам руководитель, то он указывает свои Ф.И.О., дату подачи документа, ставит подпись.
• Предприниматель только ставит дату отправления и свою подпись;
• Если сдает представитель — физическое либо организация, указываются полные Ф.И.О. или название, ставится дата сдачи и подпись. Также в поле ниже указываются сведения о выписанной доверенности. Непосредственно сам бланк прикрепляется к отчету как приложение.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Как правило, на предприятии расчет этого показателя поручается бухгалтеру либо кадровому сотруднику.

Из-за того, что данный показатель имеет большое значение для деятельности компании, подходить к его расчету необходимо максимально ответственно, чтобы была соблюдена максимальная точность его определения. Ведь исходя из результата этого расчета в дальнейшем будет устанавливаться, к примеру, возможность использования льготного режима. Также налоговый орган может в любой момент перепроверить его.

Первоначально данные для расчета необходимо выбрать из бланков, используемых для учета рабочего времени, составленных документов по приему, увольнении, переводу и прочим действиям.

Многие бухгалтерские программные продукты производят расчет показателя автоматически. Но в этом случае рекомендуется все равно проверить источники, из которых производится выборка.

Работнику, которому нужно произвести расчет показателя, должен понимать весь алгоритм, чтобы он знал, как можно проверить полученные данные на любом этапе расчета.

Шаг 1. Определение численности сотрудников за каждый день месяца

Ответственное лицо на этом этапе должно посчитать количество работников компании, с которыми существуют трудовые контракты в каждом дне месяца. При этом обязательно следует учитывать сотрудников, которые находятся на больничном, в отпуске или направлены в служебную поездку.

Однако, в расчет не включаются сотрудники у которых:

• В условиях трудового контракта указано совместительство (они учитываются по основному месту работы);
• Привлеченные к работе по договорам подряда;
• Находящиеся в декрете сотрудницы, или осуществляющие уход за малолетними детьми до трех лет.
• Работники, у которых в трудовом контракте предусмотрен сокращенный рабочий день. Однако, если данное условие существует в силу законодательства, то такого человека учитывают при расчете данной численности.

Определяя количество работающих в дни выходных и праздников, следует придерживаться правила, согласно которому их число принимается равным значению предыдущего рабочего дня. На основании этого, если происходит с работником расторжение его трудового соглашения в пятницу, то он будет учитываться в численности еще субботу, и воскресенье.

Шаг 2. Определение месячной среднесписочной численности работников с полной занятостью

Приступая к расчету данного показателя, нужно определить численность рабочих, занятых на предприятии на условии полного дня работы за каждый день в месяце. После этого полученное значение делится на число дней в календаре в соответствующем месяце.

ССЧпол=(ЧИС1+ЧИС2+…+ЧИС31)/ДНИмес, где

ССЧпол – месячная среднесписочная численность работников с полной занятостью;

ЧИС1, ЧИС2, ЧИС3 и т. д. – число работников с полной занятость в каждом дне месяца;

ДНИмес — календарное число дней в месяце.

Итоговый показатель следует округлить применяя правила математики до сотых.

Пример. В октябре 2017 года 31 день. С 1 по 19 число трудилось 21 человек, с 20 по 27 число — 19 человек, с 28 по 31 число — 20 человек.

Месячная среднесписочная численность работников с полной занятостью равняется:

(19х21 + 8х19 + 4х20)/31 = 20,35 человек.

Шаг 3. Определение месячной среднесписочной численности работающих с частичной занятостью

Приступая к данному расчету, следует определить число часов, которые выработали сотрудники частично привлекаемые к работе в рассматриваемом месяце. Если у кого-то из них в это время были периоды отпусков и временной нетрудоспособности, то число часов за каждый такой день считается по рабочему дню, предшествующему им.

Определив часы за месяц, можно переходить к расчету непосредственно численности. Она получается путем деления суммы отработанных часов работы частично занятых сотрудников по факту на произведение месячной нормы рабочих дней на установленную продолжительность рабочего дня при полной занятости.

ССЧчас= ЧАСчз/НОРдн*НОРчас, где

ССЧчас – месячная среднесписочная численность работающих с частичной занятостью,

ЧАСчз — общая сумма часов, отработанных всеми работниками с частичной занятостью за месяц,

НОРдн — установленная норма рабочих дней в месяце,

НОРчас — установленная на предприятии нормативная продолжительность рабочего дня. Если компания работает по 40-часовой недели, то она равна 8 часам, при 32 -часовой недели — 7,2 часа.

Пример. Павлова И.Р. отработала в октябре 2017 года 18 дней по 6 часов. На предприятии закреплена 40-часовая рабочая неделя, норма рабочих дней в октябре 2017 года равна 22 дня.

Расчет среднесписочной численности:

(18*6)/(22*8)=0,61

Шаг 4. Определение среднемесячного числа всех сотрудников

Данные показатель считается путем сложения полученных среднесписочных численностей по каждому типу сотрудников.

Применяется следующий алгоритм:

ССЧмес=ССЧпол+ССЧчас, где

ССЧмес — месячная среднесписочная численность организации;

ССЧпол — месячная среднесписочная численность работающих с полной занятостью;

РССЧчас— месячная среднесписочная численность работающих с частичной занятостью.

Применяя правила математики, нужно округлить полученный результат до целого числа. То есть, значение свыше 0,5 считается 1, а менее — не учитывается вообще.

Пример. Используя данные из предыдущих примеров получаем среднюю численность организации:

20,35+0,61 = 20,96

Округлив это значение, получаем 21 человек.

Шаг 5. Определение среднесписочной численности работников за год

Чтобы посчитать сколько составляет среднесписочная численность предприятия за год, необходимо использовать показатели рассчитанные ранее за каждый месяц периода.

Поэтому среднее число работающих за месяц, полученное в течение года, суммируется, а потом делится на количество месяц в нем, то есть 12.

ССЧгод=(ССЧян+ССЧфев+…+ССЧдек)/12, где

ССЧгод — годовая среднесписочная численность сотрудников

ССЧян, ССЧфев, и т. д. – среднесписочная численность сотрудников за январь, февраль, и т. д.

Кроме этого итоговое значение необходимо округлить, применяя существующие в математике правила.

Когда рассчитывается среднесписочная численность для вновь созданных организаций, необходимо учитывать, что существует особенность ее определения. Она заключается в том, что показатель среднего числа берется за каждый месяц с момента регистрации, но делятся они все равно на общее число месяцев в году (12). То есть последний показатель не следует корректировать с учетом времени работы предприятия.

Заполняя промежуточные отчеты – за квартал, за полугодие, за девять месяцев — можно использовать рассмотренную выше формулу. Применяя ее, только надо учитывать, что за квартал нужно суммировать показатели за три месяца, а делитель будет равен трем. За полугодие будут суммироваться численности за шесть месяцев, а в делитель будет стоять число 6. Аналогично определяются сведения и за девять месяцев.

Штраф за не сдачу сведений о среднесписочной численности

Положения НК РФ устанавливают ответственность субъекта бизнеса за несоблюдение сроков подачи данной формы отчетности, а также за факт непредставления отчета форма КНД 1110018.

Организации грозит предусмотренный соответствующими нормами штраф за нарушение сроков подачи отчета в размере двухсот рублей. При этом наказание может распространяться и на ответственное лицо, в обязанности которого входит составление и направление в ИФНС сведений о средней численности. В этом случаи ему грозят штрафные санкции в сумме от трехсот до пятисот рублей.

Также фирме следует обратить внимание, что если ее привлекут к ответственности за данные нарушения, у нее все равно остается обязанность по представлению в налоговую отчета о средней численности.