Форма СЗВ-СТАЖ: как правильно заполнить новую отчетность для ПФР

В 2018 году многим хозяйствующим субъектам предстоит предоставить в ПФР новую отчетность для всех работодателей СЗВ-СТАЖ. В результате передачи административных прав в налоговым органам отчет по страховым взносам компании на своих сотрудников сдают в ИФНС, а в ПФР уходят только СЗВ-М. Это не обеспечивает ПФР полной информацией, поэтому вводится и вводится дополнительный источник.

СЗВ-СТАЖ – что это за отчетность

Форма СЗВ-СТАЖ представляет собой отчетность, которая подается в отделение пенсионного фонда хозяйствующими субъектами на своих работников. Она содержит сведения об их трудовом стаже.

Форма заменяет собой существовавший ранее отчет РСВ-1 в части сведений по периодам занятости всех работающих на предприятии, а также трудоустроенных по договорам подряда.

СЗВ-СТАЖ очень похож еще на один отчет, предоставляемый в ПФР по форме CЗВ-М, который субъекты бизнеса начали подавать на сотрудников компании ранее с целью выявления работающих пенсионеров.

При более внимательно изучении этих отчетов можно заметить, что СЗВ-СТАЖ это более расширенный отчет СЗВ-М. В нем указываются не только личные сведения и СНИЛС гражданина, но также период его трудовой деятельности с отражением даты начала и даты конца трудовой деятельности на данном предприятии.

Здесь же подробно расшифровывается время, когда за работником сохранялось его рабочее место, но фактически он не работал. То есть периоды отпуска без содержания, ухода за детьми, больничные и т. д.

Также законодательство определяет обязанность руководства субъекта бизнеса выдавать на руки СЗВ-СТАЖ, когда сотрудник увольняется. В этом случае данная форма составляется только на одного этого работника, распечатывается и передается ему вместе с другими документами в последний его день работы.

Помимо этого к отчету должна прилагаться еще бланк ОДВ-1, в которой присутствует информация о начисленных и перечисленных в ИФНС взносах на страхование в общем по компании за год. Необходимость этого возникает из-за того, что в течение года эти сведения представлялись только в ИФНС.

Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ

Положения норм права определяют перечень субъектов, в обязанности которых входит отправка документа СЗВ-СТАЖ.

К ним относятся:

• Предприятия и учреждения различных форм собственности, у которых существуют трудовые и гражданские соглашения с физлицами, а также зарегистрированные соответствующим образом их структурные подразделения в виде филиалов и представительств.
• Физлица, у которых открыто ИП, а также нотариусы и адвокаты с частной практикой, если они выступают в качестве работодателя и у них есть наемные работники.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2018 году

Поскольку СЗВ-СТАЖ – сдается ежегодно, то его надо составлять ответственным лицам и представлять по итогу года единожды. Законодательство требует, чтобы этот отчет был сдан в ПФР не позже 1 марта.

Если установленная дата предоставления отчётности выпала на выходной день, то крайний день сдачи необходимо сдвинуть на первый рабочий день. Таким образом в 2018 году работодатели должны будут сдать отчет по СЗВ-СТАЖ не позднее 1 марта.

Помимо ежегодной отчетности форма заполняется также и в следующих случаях:

• При расторжении трудового договора CЗВ-СТАЖ необходимо передать увольняющемуся гражданину не позднее, чем в последний его рабочий день.

Куда предоставляется отчетность

К данному отчету применяются аналогичные правила при определении отделения ПФР, которое будет выступать его получателем:

Физлица, зарегистрированные в качестве ИП — сдают СЗВ-СТАЖ по месту регистрации их в ИФНС, то есть по прописке, отраженной в их паспорте.

Юрлица должны представлять форму отчета со сведениями о стаже в ПФР по месту своего нахождения.

Филиалы и представительства отчитываются по этой форме отдельно от головной компании, и СЗВ-СТАЖ они сдают по своему месту расположения.

Каким образом сдается данная отчетность

Форма СЗВ-СТАЖ может быть предоставлена в  пенсионный фонд следующими способами:

• Данный отчет можно отнести в ПФР и сдать его инспектору непосредственно на бумаге. В этом случае нужно распечатать сразу два экземпляра, чтобы ответственное лицо при получении на втором сделало соответствующую отметку.
• Направить CЗВ-СТАЖ можно через систему ЭДО. Этот способ предполагает наличие у субъекта бизнеса ЭЦП, специализированной программы или сервиса, а также договора со спецоператором. Этот способ могут использовать все работодатели, особенно те, у которых число работающих в компании более 25 человек.

Желательно оформлять СЗВ-СТАЖ на компьютере и к бумажной версии приложить еще и электронный файл. Такой способ доступен только хозяйственным субъектам, у которых численность работников не превышает 25 человек.

Форма сдачи отчета

Форма CЗВ-СТАЖ предоставляет информацию как о самом работодателе в целом, так и информацию по каждому работнику, по кому в фирме производились начисления и выплаты, какие облагаются взносами на страхование.

Законодательство предполагает, что к годовому отчету обязательно должна быть приложена соответствующая опись, для которой установлена форма ОДВ-1.

В ней указываются регистрационные сведения по хозяйствующему субъекту, а также отражается информация об остатке, общих суммах начисленных и перечисленных страховых взносов. Здесь же отражается суммарное число работающих, с кем в компании заключены договора.

Скачать актуальный бланк

Скачать бланк формы СЗВ-СТАЖ в формате Excel.

Скачать бланк описи ОДВ-1 в формате Excel.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Раздел No1 – Сведения о страхователе

Рассмотрим пример заполнения отчета. В графу регистрационного номера записывается номер, который выдан организации в ПФР при его постановке на учет в ведомстве.

Далее заносятся коды ИНН и КПП. У организации ИНН включает 10 цифр, поэтому две пустые клетки нужно будет прочеркнуть. У предпринимателя ИНН состоит из 12 цифр, однако отсутствует код КПП.

В следующую графу записывается короткое наименование организации, или полные личные сведения о предпринимателе (его Ф.И.О.). Данные необходимо взять из учредительных документов.

Графа «Тип сведений» должна содержать одну из следующих отметок:

• «Исходная» – данный отчет формируется и отправляется первый раз за данный период;
• «Дополнительная» – отчет уже был дан, но необходимо дополнить сведения в нем новыми;
• «Назначение пенсии» – данный отчет составляется на работника, который собирается выходить на пенсию.

Раздел No2 — Отчетный период

В указанном разделе располагается одна графа. В нее нужно записать номер года, за который составляется отчет.

Раздел No3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Такой раздел состоит из большой таблицы, в строки которой нужно вносить информацию по всем работникам, с какими в течение года у субъекта были заключены трудовые соглашения либо договоры ГПХ.

В столбцы таблицы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» заносятся одноименные личные сведения о работнике.

Дальше идет столбец «СНИЛС», в котором нужно проставить регистрационный номер, присвоенный данному гражданину органами ПФ.

Столбец «Период работы» разделяется на два. В них необходимо занести день, в который сотрудник начал исполнять обязанности в компании и день, когда он уволился. Если работник находился в компании полностью весь год, то в эти столбцы записываются дни начала и завершения года.

Если у одного и того же работника нужно занести несколько периодов работы в течение одного и того же года (например, он увольнялся и снова устраивался на работу), то их проставляют отдельными строками друг под другом. При этом личные данные и номер СНИЛС необходимо указывать единожды первой строке. В остальных столбцы с этими сведениями нужно оставить незаполненными.

Если работник отправляется на пенсию, и из-за этого события составляется и отправляется отчет, то в качестве даты завершения работы проставляется предположительный день начала отдыха.

Если сотрудник выполнял обязанности по договору ГПХ, то в виде периода нужно указать период его действия. Если работы оказаны полностью и были в полной мере оплачены, то в столбец 11 записывается слово «ДОГОВОР». Если же нет — то здесь нужно проставить «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В столбец «Территориальные условия» нужно записать код, когда сотрудник выполнял обязанности в особых условиях окружающей среды (на особой территории). Возможные коды представлены в приложении 1.

В столбце «Особые условия» проставляется код в случае, когда работник производил выполнение своих обязанностей во вредных либо опасных окружающих условиях. При этом работы в таких условиях дает право на выход на пенсию в ранние сроки.

Возможные коды для этого столбца указаны в приложении 2. Однако здесь есть одна особенность. Если работа в особых условиях была, однако не были оформлены подтверждающие это документы, то использовать данные коды нельзя.

В столбце «Сведения об увольнении застрахованного лица» нужно делать отметку, если 31 декабря является датой увольнения работника.

Раздел No4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Раздел No5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Этот раздел в отчете заполняется в том случае, когда сдаются сведения о работнике, который выходит на пенсию. Здесь нужно указать периоды, за которые начислялись на работника страховые взносы, а также проставить отчет на вопрос — производилась ли в эти периоды их уплата.

Опись ОДВ-1

При оформлении СЗВ-СТАЖ ответственному лицу необходимо также оформить и сдать опись ОДВ-1. Она предназначена для обобщения всех сведений, содержащихся в основном отчете.

Опись может быть одного из трех базовых типов: «Исходный», «Корректирующий» или же «Отменяющий». Для выбора нужного типа проставляется знак «Х» в клетке, напротив его названия.

Раздел 1 предназначен для указания сведений об отчитывающейся организации. Его заполнение производится аналогично разделу 1 самого отчета СЗВ-СТАЖ.

В разделе 2 находится поле «Отчетный период», которое всегда принимает значение «0». В поле «Год» заносится цифрами год, за который отправляются данные.

В разделе 3 проставляется общее количество сотрудников, по каким содержатся сведения в отчете.

В раздел 4 необходимо заносить данные только в той ситуации, если отчеты содержат данные с типами СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и отметкой «Особая». Сведения, которые сюда вносятся, должны включать в себя информацию полностью за весь период составления отчета.

В раздел 5 записываются данные, если в отчете есть сведения со статусом СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ по сотрудникам, которые претендуют на назначение пенсионных выплат досрочно по причине выполнения трудовых обязанностей во вредных либо тяжелых условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ

По правилам оформления отчета, его нужно оформить и подать в ПФР в том случае, если у организации есть хотя бы один действующий трудовой договор хотя бы с одним единственным сотрудником. Если же у предпринимателя, нотариуса, адвоката и других работодателей нет наемных работников, то и обязанности в сдаче данного отчета у них нет.

Нужно отметить, что формат самого отчета подразумевает, что в нем должна присутствовать хотя бы одна строка с данными. Если же ее нет — то пройти первоначальный контроль на наличие ошибок эта форма уже не сможет.

С компаниями нельзя на этот вопрос ответить однозначно, поскольку изначально у нее уже есть один наемный работник, который указан в Уставе — директор. Поэтому, здесь может возникать две ситуации.

Если у организации нет ни одного подписанного трудового контракта, даже непосредственно с директором, то составлять и отправлять отчет не нужно.

Штрафы за не сданный отчет

Существует несколько штрафов, связанных с обстоятельствами, в которых было допущено нарушение:

Организация сдала отчет в полном объеме, но срок сдачи был нарушен — по 500 рублей по сведениям каждого работника с просроченным сроком отправки;

Отчет был передан вовремя, но в него были включены не все работающие — по 500 рублей по каждому человеку, сведения о котором не попали в отчет.

Отчет был сдан в установленный срок, данные по всем работникам были в него включены, однако проверка показала, что некоторые из них являются несоответствующими действительности — 500 рублей по каждому человеку, сведения о котором были указаны неверно.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

По закону, при увольнении работника, ему должна быть на руки выдана эта форма. В ситуации, когда организация подает отчет в конце года, он содержит в себе сведения обо всех работниках компании.

Если же бланк выдается при увольнении, он должен включать в себя сведения только на этого конкретного сотрудника, в противном случае произойдет нарушение — разглашение персональных сведений обо всех других работниках, что недопустимо.

Когда отчет СЗВ-СТАЖ составляется при увольнении, в нем указывается статус «исходный», а также проставляется год увольнения (текущий год).

В табличную часть нужно занести дату начала работы, если он был принят в течение года, либо первый день года. В качестве даты завершения периода заносится дата увольнения.

Разделы 4 и 5, если бланк составляется для уволенного работника, игнорируются.

Штрафы за невыдачу формы при увольнении

В связи с тем, что закон устанавливает обязательство работодателя выдать увольняющемуся работнику отчет на руки в его заключительный рабочий день, были введены штрафы за невыполнение этого правила. Наказание составляет 50 тыс. руб.

Такой же штраф необходимо будет заплатить организации в случае, когда работник собрался выходить на пенсию, а организация в трехдневный срок не отправила на него данные сведения в ПФР.