Форма 6-НДФЛ: кто должен сдавать, в какие сроки, как ее правильно заполнить

Сравнительно недавно в составе налоговой отчетности появилась новая форма, которую надо составлять и представлять в ИФНС всем работодателям (фирмам и ИП), имеющим заключенные трудовые контракты. Данная декларация не заменяет, а дополняет действующий отчет по формы 2-НДФЛ. Для удобства, положениями нормативных актов введена инструкция по заполнению 6-НДФЛ.

Кому необходимо отправлять отчет 6-НДФЛ

НК РФ закрепляет, что подготавливать и направлять в ИФНС 6-НДФЛ обязаны все лица, выступающие налоговыми агентами при исчислении НДФЛ. В форму, при создании которой должна применяться инструкция по заполнению 6-НДФЛ, включаются доходы физлиц, где источником их образования выступает данный субъект, и суммы определенного НДФЛ.

К ним можно отнести, в первую очередь, фирмы и предпринимателей, зарегистрированные в ИФНС, которые привлекают к работе наемный персонал с помощью трудовых соглашений, гражданских договоров. Отправлять 6-НДФЛ также придется субъектам рынка ценных бумаг, которые создают доход для иных физлиц по операциям с ценными бумагами и т. д.

Отчитываться в формате 6-НДФЛ необходимо российским субъектам, которые располагаются внутри государства, а также представительствам зарубежных компаний, работающих в стране.

Такая декларация представляется также адвокатами, нотариальными конторами, медицинскими кабинетами, которые в своей деятельности привлекают к работе других физлиц.

Сроки сдачи формы 6-НДФЛ в 2018 году

Законодательством определяется, что этот отчет представляется в ИФНС поквартально. То есть за 3 месяца, за 6 месяцев, за 9 месяцев, за год.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2018 году установлены НК РФ. Предполагается, что декларация должна отправляться в орган в течение одного месяца после отчетного периода.

Окончательный срок ее направления ограничивается последним днем месяца, а при подаче бланка за год — 6-НДФЛ нужно сдать до 1 апреля идущего следом года по календарю.

Сроками в 2018 году считаются:

Куда сдается отчетность

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ регламентирует места направления отчета, которые зависят от вида хозяйствующего субъекта:

• Организации — должны направлять бланк в формате 6-НДФЛ в налоговую, которая находится по их месту расположения.
• Представительства, а также филиалы — отчитываются в формате 6-НДФЛ в органы, какие располагаются в месте их нахождения. Данное правило не распространяется на плательщиков налога, у которых установлен статус «крупные». Они имеют право выбирать ИФНС, в которую будут направлять свои отчеты.
• Лица, зарегистрированные в качестве ИП — подают отчет по месту своей прописки, которая фиксируется в паспорте или ином подобном документе.
• Врачи, адвокаты, нотариусы, а также физлица, которые являются источником дохода для иных физлиц — по месту своей прописки.

Способы предоставления

Положениями НК РФ установлено несколько вариантов направления формы 6-НДФЛ в соответствующие органы:

• Отчет можно лично отнести в ИФНС, и сдать его инспектору в руки. Для этого используется бумажная форма. Деклараций надо подавать сразу две, чтобы после проверки представитель ИФНС мог на второй проставить отметку о приеме. Такой вариант отправки отчета можно использовать субъектам с незначительным числом сотрудников — до 25 человек.
• С использованием системы электронного документооборота — в этом случае формируется файл с декларацией, который отправляется в ИФНС. Для данного варианта необходимо наличие ЭЦП, договора со спецоператором и программное средство или сервис.

Правила заполнения отчетности

Порядок заполнение 6-НДФЛ предполагает соблюдение ряда правил и требований по оформлению данной отчетности. К ним можно отнести:

• Указывая размеры исчисленного НДФЛ, суммы надо отражать в целых числах. Если при расчете получается дробная часть, при условии, что она больше 50 копеек, налог следует увеличить на один рубль, в противном случае – копейки отбрасываются.
• Если доходами физлица является иностранная валюта, то их необходимо конвертировать согласно действующему курсу ЦБ РФ, который действовал в день их поступления.
• Форма не должна содержать никаких исправлений. При допущении ошибок, соответствующие листы следует заново переписать.
• Когда отчет 6-НДФЛ формируется с помощью компьютера, производить печать его листов следует только с одной стороны. Двухстороннее заполнение не допускается.
• Скреплять страницы декларации можно степлером, тогда местом размещения скрепки должен быть верхний левый угол. Сделать это нужно аккуратно, чтобы листы отчета не повредились.
• Многие графы в отчете имеют числовые значения. Заполняя их, следует вносить данные начинать слева. Инструкция по заполнению 6-НДФЛ требует оставшиеся пустыми графы прочеркивать.
• Подготавливать декларацию можно вручную, используя чернила. Тогда они должны быть синего, фиолетового или черного цвета.

Скачать бланк и образец формы

Скачать бланк формы 6-НДФЛ для отчетности в 2018 году, Excel.

Скачать образец заполнения 6-НДФЛ в формате PDF.

6-НДФЛ инструкция по заполнению

Посмотрим 6-НДФЛ пример заполнения ниже, чтобы узнать как должна заполняться данная форма.

Образец заполнения титульного листа

Сверху надо отразить коды ИНН и КПП. При этом нужно иметь в виду, что у организации цифровой номер ИНН состоит из 10 цифр (остальные клетки подчеркиваются), а у предпринимателей из 12. Кроме этого, у последних КПП отсутствует. Дальше следует вписать номер заполняемого листа. Для титульной страницы – это «001».

Вписывая номер отчета нужно помнить, что если он составляется впервые, то это значение должно «000», если производится уточнение ранее поданного, – то нумерация идет в порядке очередности корректировки.

Период, за который представляется отчет, должен указывать шифром. Существуют следующие кодовые обозначения:

• 21 — составляется за 1-й квартал;
• 31 — составляется за 1-е полугодие;
• 33 — составляется за 9-месяцев;
• 34 — составляется за год.

Далее надо отразить номер года, за который производится представление данных.

Также цифровым кодом записывается обозначение органа, который является получателем данной декларации.

Рядом нужно внести код, который определяет место подачи бланка 6-НДФЛ. Его значения могут быть такие:

• 120 — подается отчетность по месту прописки ИП;
• 212 — подается отчетность по месту расположения компании.

Далее заполняется часть отчета, которая предназначена для указания наименования компании или полных данных предпринимателя. В последнем случае фамилия, имя, отчество физлица указываются с новой строки. В оставшиеся пустыми графы, нужно проставить знак «-».

Затем отражается из справочника код ОКТМО, а ниже записывается номер телефона, по которому инспектор может позвонить для уточнения сведений.

Ниже вносятся данные по числу заполненных листов и идущих к отчету приложений.

Слева внизу отражается информация по тому, кто сдает отчет. Если это сам налоговый агент, то графы прочеркиваются, иначе — надо записать все сведения о представителе и документе, на основе которых он выполняет такое действие.

Образец Раздел 1

Приступая к заполнению этой части бланка 6-НДФЛ, стоит помнить, что все сведения здесь указываются в порядке нарастания с начала налогового периода.

Здесь проставляются суммы НДФЛ с первого числа года по всем работающим на предприятии, а также удержанный налог с сотрудников. Если в организации действовали не только стандартная ставка налога 13 %, то на любую из них следует лист с Разделом 1 заполнить отдельно.

При этом нужно помнить что все результирующие суммы и значения следует вносить в первый лист (стр 60-90) данного раздела, а на последующих — эти графы остаются пустыми.

В строках следует отражать:

• стр. 010 — размер процента для исчисления налога;
• стр. 020 — итоговый доход физлиц с начала года, для которой применяется указанная выше ставка;
• стр. 025 — часть дохода физлиц, приходящаяся на дивиденды;
• стр. 030 — размер вычетов по всем работающим с начала года;
• стр. 040 — сумма НДФЛ, для расчета которой применялась указанная выше ставка;
• стр. 045 — размер НДФЛ, определенного с суммы дивидендов с начала года;
• стр. 050 — размер уплаченного авансом фиксированного НДФЛ;
• стр. 060 — всего число работающих в субъекте, имеющих доход в отмеченном периоде, какой нужно обложить по ставке;
• стр. 070 — всего рассчитанная сумма НДФЛ;
• стр. 080 — НДФЛ, не удержанный агентом;
• стр. 090 — НДФЛ, какой субъект вернул работникам.

Образец Раздел 2

Раздел требуется для того, чтобы отразить сведения о доходах и НДФЛ указанного периода. Кроме этого, в нем необходимо отразить даты следующих событий:

• Получение дохода сотрудников;
• Удержание НДФЛ;
• Перечисление НДФЛ в бюджет.

Кроме этого, по каждой дате необходимо записать размер полученного дохода и НДФЛ.

Данные записывают в следующем порядке позиций:

• 100 — Указывается день поступления дохода по позиции 130;
• 110 — День, удержания с такого поступления НДФЛ;
• 120 — День, в который данный НДФЛ был отправлен в бюджет;
• 130 — Полученный размер дохода;
• 140 — Размер налога, снятый с дохода по позиции 130 и удержанный в день по позиции 110.

Если в одну и ту же дату работающие в компании получили несколько различных доходов, и у них дни произведенных удержаний либо перечисления налогового обязательства различаются, то такие доходы надо указывать в отчете разными позициями. Если же такие сведения совпадают, то можно выполнить объединение.

Важной особенностью формирования декларации является точное следование времени получения дохода и удержания налога.

Нужно ли отправлять нулевой 6 ндфл

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включает указание на то, что должен представлять собой нулевой отчет:

• Титульный лист оформляется в полной мере;
• Лист с разделом 1 заполняется нулями;
• Лист с разделом 2 либо отсутствует в форме, либо также все графы должны содержать нули.

Также, инструкция по заполнению 6-НДФЛ указывает, что отправлять бланк без сведений не надо в случаях:

• Когда в периоде, за какой создан отчет, работники были оформлены, но никаких начислений оплаты им не производилось;
• Если у субъекта бизнеса нет принятых работников;
• Если за время формирования отчета субъект не вел хозяйственной деятельности.

Эти позиции также обозначены в некоторых уточняющих письмах, которые были подготовлены и опубликованы налоговыми органами. Но при возникновении подобной ситуации рекомендуется передавать в налоговую службу пояснительную записку, в которой обосновывать причину неподачи отчета в текущем периоде.

Если у субъекта подписано трудовое соглашение только с руководителем, то нужно оформлять и сдавать отчет в установленном порядке, показывая сведения только на него. Если этого не сделать, то на компанию может накладываться штраф как за несдачу бланка в установленный срок.

Штраф за не предоставления отчетности по 6-НДФЛ

Точно также, как и для многих других, НК определяет для этого отчета несколько штрафов за нарушение сроков отправки бланка, либо некорректное заполнение.

Если форма вообще не была сдана в ФНС, то субъект бизнеса должен будет перечислить по 1000 рублей за каждый месяц задержки. При этом данная сумма должна быть уплачена даже за неполный месяц.

Кроме этого предусмотрен штраф для тех, кто производит отправку отчета, однако производит это используя недействующую форму. За это необходимо будет перечислить 200 рублей.

Еще один тип наказания — за бланк, в который была внесена заведомо неверная информация, либо она была умышленно искажена. За такое нарушение субъекту нужно будет перечислить по 500 рублей за каждый отчет, отправленный в таком виде.

Чтобы не возникало такого рода ошибок, необходимо чтобы при заполнении применялась инструкция по заполнению 6-НДФЛ. Очень удобно производить формирование отчета при использовании специальных бухгалтерских программ либо интернет-сервисов. Это даст возможность не совершать типовые ошибки.

В ситуации, когда при заполнении в отчете была допущена ошибка, однако субъект бизнеса сам ее обнаружил и для исправления подал корректирующую версию бланка, наказание за проступок не назначается.